「採用計画」の重要性～なんとなく採用活動していませんか？

気がついたら、毎年おなじ流れで採用していませんか？

・忙しくなってきた
・人が足りない
・「そろそろ採用せなあかんな」
・とりあえず求人媒体に掲載を申し込む

気持ちは分かります。現場は常にパンパンだし、ゆっくり「採用計画」を立てている余裕なんてない。
その結果、

・何人欲しいのか
・いつまでに必要なのか
・どのポジションに入れるのか
・いくらまでなら採用費をかけていいのか

ここがふわっとしたまま、なんとなく採用活動がスタートする会社はかなり多いです。

採用がうまくいっている会社と、いつもバタバタしている会社。
両者の差は、いきなり「求人を出すかどうか」ではありません。

手前側に「採用計画」があるかどうか。
ここで、かなり勝負がついてしまいます。

このブログでは、

・採用計画を立てずに走り出すと、どんな落とし穴にはまりやすいのか
・採用計画を作るときの「STEP1〜4」の考え方
・「認知」「興味」のフェーズを強化するために、なぜ今SNS採用が外せないのか

を、チャン丸とニシムラくんの掛け合いで整理していきます。

特に、地方の中小企業や、知名度がまだ高くない会社の場合、
そもそも「認知」や「興味」が足りていないケースがほとんどです。

このあとの章では、

・STEP1：採用の目標・目的を「5W2H」で明確にする
・STEP2：採用活動のKPIを決め、スケジュールに落とし込む
・STEP3：目標人数から「年間採用費用」と採用単価を算出する
・STEP4：求職者の行動プロセスを「認知・興味・応募・選考・内定・入社」に分解する

という流れで、順番に掘り下げていきます。

「なんとなく採用」が招く地獄　採用計画がない会社で起きていること

採用がバタつく会社の話を聞くと、だいたい似たパターンがあります。

・「忙しくなってきたから採用しよう」でいきなり求人を出す
・前年と同じ媒体、同じ原稿で「とりあえず様子見」
・応募が来なかったら、追加で別媒体に出して「気づいたら予算オーバー」
・なんとか採用できたものの、配属先がふわっとしていてミスマッチ
・早期離職が出ても、「しょうがないよね」で終わる

どこかで聞いたことがある流れではないでしょうか。

採用計画がないと、現場では３つの「地獄」が起こりやすくなります。

「欲しいときに人がいない」地獄

忙しくなってから慌てて求人を出すと、どうしても後手に回ります。

・求人公開から応募が来るまで
・選考から内定まで
・内定から入社まで

それぞれにタイムラグがあるのに、「今足りないから今すぐ欲しい」になってしまう。
結果的に、

・本当はじっくり見たかったのに「とりあえず採るか」で決めてしまう
・良い人が応募してきても、余裕がなくて選考が雑になる

ということが起きがちです。

「採用コストがじわじわ膨らむ」地獄

計画がないと、採用費もふわっとしたまま増えます。

・とりあえず大手求人媒体に出す
・反応が悪いので、別の媒体も追加する
・それでも来ないので、人材紹介会社にも声をかける

気づいたら、年間でかなりの金額になっているのに、

・一人あたりいくらかかったのか
・どの経路から何人入社しているのか

ここが見えない。

採用単価の基本は「採用単価＝採用コスト÷採用人数」ですが、
計画がないと、そもそも「採用コスト」を集計していない会社も多いです。

「ミスマッチと早期離職が増える」地獄

採用計画がないと、誰を採りたいのかが曖昧なまま選考が進みます。

・「とりあえず元気があって素直ならOK」
・「いい子そうだったし、まあ大丈夫でしょう」

こんな基準で採ると、入社後に

・現場から「思ってたのと違う」と言われる
・本人も「聞いていた仕事内容と違う」と感じる
・数か月〜1年で離職してしまう

というパターンになりやすいです。

ここまで整理すると、採用計画がない状態は、

・人が欲しいタイミングと、採れるタイミングがズレる
・採用コストが読めず、採用単価も分からない
・誰を採りたいのか曖昧で、ミスマッチと早期離職が増える

という、なかなかハードな状態です。

逆に言えば、

・「何人・いつまでに・どんな人を・いくらで採るか」を最初に決める
・そのうえでKPIやスケジュール、採用単価、求職者の行動プロセスを組み立てる

ここさえ押さえてしまえば、採用はだいぶ「再現しやすい投資」に近づいていきます。

次の第2章では、最初の一歩である
「STEP1 採用の目標・目的を5W2Hで言語化する」
について、チャン丸とニシムラくんと一緒に具体的に見ていきます。

採用計画STEP1：「5W2H」で採用のゴールをはっきりさせる

採用計画のいちばん最初の一歩は、かんたんに言うと「ゴール設定」です。

・誰を
・いつまでに
・どこのポジションに
・どんな理由で迎えるのか

この辺がフワッとしていると、あとでどれだけ頑張っても採用はブレます。

そこで使いやすいのが、あなたのメモにもあった「5W2H」です。
採用の場面にそのまま当てはめると、

「どの職種を、いつまでに、どの勤務地や部門に、どのような人物を、どういう理由で、どのように採用・配置するか、いくらの予算で（How much）」

この一文を、ちゃんと埋め切れるかどうかがポイントになります。

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採用版「5W2H」を一つずつ分解してみる

さっきの一文を、採用の現場で使いやすい形にバラすと、こんな感じになります。

・どの職種を（What：営業職なのか、事務職なのか、店舗スタッフなのか）
・いつまでに（When：来期スタートまでにか、半年以内か）
・どの勤務地や部門に（Where：福井本社か、東京支店か、店舗か）
・どのような人物を（Who：経験年数、スキル、性格、人柄など）
・どういう理由で（Why：売上拡大のためか、組織の若返りか、新事業の立ち上げか）
・どのように採用・配置するか（How：新卒か中途か、SNSか求人媒体か、人材紹介か）
・いくらの予算で（How much：一人あたりの採用単価、年間の採用費の目安）

抽象的な話だけだとイメージしづらいので、少し具体的な例も出しておきます。

たとえば、こんな感じです。

「法人向け営業職を、来年3月末までに、東京本社のBtoB営業部に、既存顧客のフォローが得意な20〜30代の中途人材を、担当者の高齢化による世代交代と顧客接点の強化のために、SNS採用と求人媒体を組み合わせて採用し、まずは1年間はプレイヤーとして配置する。年間の採用予算は150万円まで。」

ここまで書けると、

・求人票でどんな仕事内容・キャリアパスを書くべきか
・どの媒体やSNSを使うのが良さそうか
・面接でどんな経験や価値観を深掘りするか

が、かなり見えやすくなります。

採用計画STEP2：採用活動のKPIを決めて、カレンダーに落とす

STEP1で「どの職種を、いつまでに、どこに、どんな人を、いくらの予算で」採るかが見えてきました。
次はそれを「日々の動き」にまで落としていきます。

採用って、目標人数だけ決めても前に進みません。
間に

・何件の応募が必要なのか
・そのために、いつ、どんなアクションを打つのか

という「KPI」と「スケジュール」が必要です。

採用の「途中の数字」をざっくり設計する

例えば、こんな条件だとします。

・来年度の春までに営業職を2人採用したい
・内定承諾率はだいたい50％
・最終面接まで来るのは、応募者の20％くらい

このケースだと、必要な応募数はざっくり

「2人 ÷ 0.5 ÷ 0.2 ＝ 20人前後」

になります。

・2人採りたい
・内定承諾率50％なら、内定は4人
・最終まで来るのが応募者の20％なら、応募は20人必要

というイメージです。

カレンダーに落ちていない目標は、ほぼ動かない

「年間で20人の応募が欲しい」と決めたら、次はカレンダーです。

・どの月に求人を強めるか
・インターンや説明会をいつ入れるか
・SNSでの発信をどのタイミングで増やすか

これを事業の繁忙期と合わせて調整します。

採用KPIは「細かくしすぎない」のもポイント

KPIという言葉を聞くと、細かい数字をたくさん並べたくなります。
ただ、中小企業の採用でいきなりそれをやると、管理が追いつきません。

最初は、三つか四つにしぼっておくと動きやすくなります。

・年間の採用人数（ゴール）
・年間の応募数、月ごとの応募数
・書類通過率、一次面接通過率
・内定承諾率

ここだけでも、かなり違います。

STEP2でやることは、まとめると二つです。

・採用人数から逆算して、「応募数」などのKPIを決める
・KPIを「いつ・何をやるか」という採用カレンダーに落とす

ここまでできると、採用が「行き当たりばったり」から
「年間スケジュールにもとづいたプロジェクト」に変わっていきます。

次の第4章では、さらに一歩進んで

「STEP3 目標とする採用人数から、採用費用を算出する」

というテーマを扱います。
「年間採用費用＝年間採用人数×採用単価」の考え方をベースに、
どこまでお金をかけていいのかを決めるパートです。

採用計画STEP3：採用人数から「年間採用費用」と採用単価を出してみる

ここまでで

・何人採りたいか（ゴール）
・そのために、年間・月間でどれくらい応募が必要か（KPI）

までは見えてきました。

次の一手は、「お金」です。
採用は「タダでできる集客」ではなく「ちゃんとした投資」です。

だからこそ

・年間でいくらまで採用費を使っていいのか
・その結果、一人あたりいくらで採れているのか

ここを数字にしておかないと、毎年「なんとなく高い気がする…」で終わります。

「年間採用費用＝年間採用人数×採用単価」のシンプルな考え方

採用の世界では、よく「採用単価」という言葉を使います。
一人採るのに、平均いくらかかったか、という指標です。

式はシンプルで、

「採用単価 ＝ 採用コスト ÷ 採用人数」

採用コストには、

・求人広告費
・人材紹介の成功報酬
・説明会やイベントの会場費
・スカウトツールの利用料
・採用に関わる外注費

などが入ります。

ざっくり計算してみると…

イメージしやすいように、ざっくり例を出します。

・今年の採用コストの合計が120万円だった
（求人広告80万円、人材紹介40万円など）
・結果として、3人採用できた

この場合、

・採用単価 ＝ 120万円 ÷ 3人 ＝ 1人あたり40万円
・年間採用費用 ＝ 120万円

ということになります。

「いくらまでなら出していいか」を決めておく

採用単価は、「今いくらかかっているか」を知る指標です。
一方で、採用計画の中では

「一人あたり、いくらまでならかけていいか」

も決めておく必要があります。

たとえば、

・そのポジションの年収が400万円前後
・3年は活躍してほしい

という前提なら、

・採用にかけられるコストは、年収の○割まで
・3年間で会社にもたらしてくれる粗利のイメージ

をざっくり置いておくだけでも、

「このポジションに50万円かけるのはアリか、ナシか」

の判断がしやすくなります。

媒体に丸投げしないために「内訳」をざっくり分ける

年間採用費用を決めたら、次はその内訳です。

たとえば、年間の採用予算を「120万円」にしたとします。

そのうち、

・求人広告に60万円
・人材紹介に30万円
・SNS採用や自社サイトのコンテンツに30万円

というふうに、配分をざっくり決めておきます。

採用計画STEP4：採用ファネル「認知・興味・応募・選考・内定・入社」を分解する

ここまでで

・何人採りたいか（ゴール）
・どれくらいの応募数や面接数が必要か（KPI）
・どこまで採用費を使えるか（予算）

まではざっくり見えてきました。

ここからは、求職者の動きを「採用ファネル」で分解していきます。
採用マーケティングの世界では、求職者の行動を

「認知 → 興味 → 応募 → 選考 → 内定 → 入社」

のように段階に分けて考えるのが一般的になっています。

6つのフェーズをざっくり整理してみる

採用ファネルの中身を、いったんざっくり言葉にしておきます。

・認知
　会社の存在を「知ってもらう」段階

・興味
　「ちょっと気になる」「もう少し見てみたい」と思ってもらう段階

・応募
　実際にエントリーや問い合わせをしてもらう段階

・選考
　書類・面接などでお互いを知り合う段階

・内定
　会社側がオファーを出し、候補者がどうするか検討している段階

・入社
　実際に入社して、一緒に働き始める段階

地方企業の「最大の穴」は、だいたい認知と興味

全国向けの知名度がある大企業と違って、地方の中小企業は

・会社名を聞いてもピンとこない
・どんな人が働いているかイメージが湧かない

というスタートラインからの勝負になります。

求人サイトや合同説明会だけに頼っていると、

・求人票を開いてくれる人の母数がそもそも少ない
・開いてくれても「写真も情報も薄くて、スルーされる」

といったことが起きやすいです。
採用ファネルの図でいえば、「認知」と「興味」の段階で、すでにごっそり落ちているイメージです。

フェーズごとに「見る数字」と「やること」を決める

少し現場寄りに落としこんでいきます。
6つのフェーズごとに、ざっくり「見る数字」と「やること」を整理するとこんな感じです。

・認知
　見る数字：採用サイトのPV数、SNSのフォロワー数、動画のインプレッションなど
　やること：SNS発信、オウンドメディア、合同説明会、地域イベントへの参加 など

・興味
　見る数字：プロフィールの詳細閲覧数、動画の完視聴率、会社説明会の申込数
　やること：社員インタビュー、1日密着動画、社内のリアルな写真・ストーリー発信

・応募
　見る数字：応募数、募集ページのCVR（閲覧→応募の割合）
　やること：応募フォームの見直し、応募ボタン位置の改善、応募ハードルを下げる工夫

・選考
　見る数字：書類通過率、一次面接通過率、面接辞退率
　やること：選考フローの整理、フィードバックの質向上、面接日程調整のスピードアップ

・内定
　見る数字：内定承諾率、内定辞退の理由
　やること：内定者フォロー、社内見学、社員とのカジュアル面談

・入社
　見る数字：入社率、3か月〜1年以内の離職率
　やること：オンボーディングプログラム、メンター制度、定期面談

「認知」と「興味」のところをSNSで埋める、という発想

採用ファネルの上の方、つまり「認知」と「興味」のゾーンは、SNSとかなり相性が良いです。

採用マーケティングの事例でも、ファネルの上流では

・SNS
・動画コンテンツ
・自社ブログや採用オウンドメディア

を使って「会社の存在」と「雰囲気」を伝えることが推奨されています。

「リクレマ」も、まさにこの上流部分を強くするためのサービスです。
「中小企業が選ばれる会社になるためのSNS採用」をコンセプトに、
1社ごとに採用設計〜台本〜撮影〜運用までを一緒に組み立てていきます。

まとめ：「なんとなく採用」から卒業するために

ここまで

・STEP1　5W2Hで「誰を・いつまでに・どこに・どんな理由で」採るかを言語化する
・STEP2　目標人数から逆算して、KPIと採用カレンダーを作る
・STEP3　「年間採用費用＝年間採用人数×採用単価」で予算の上限と内訳を決める
・STEP4　「認知・興味・応募・選考・内定・入社」の採用ファネルで弱点を見つける

という流れで、「採用計画」の全体像をざっくり組み立ててきました。

一言でまとめると、

「なんとなく求人を出す」から
「計画に沿って採用という投資をデザインする」

ところに、少しギアを上げていこうという話でした。

特に、地方の中小企業や、知名度がまだ高くない会社にとっては、

・採用単価も
・採用KPIも
・採用ファネルも

ぜんぶ大事ですが、最大のボトルネックになりやすいのが

「認知」と「興味」のゾーンです。

・会社を知られていない
・知ってもらっても、どんな人が働いているかイメージできない

この状態で、求人サイトの中だけで戦うのは、かなりハードモードです。

SNS採用設計サービス「リクレマ」は、まさに

「認知」と「興味」のゾーンを強くするためのメニューです。

・どんな人材を採りたいか（5W2H）
・どのフェーズが弱いか（採用ファネル）
・どのSNSで戦うのが現実的か

ここまでを一緒に整理したうえで、

・採用コンセプトづくり
・台本・投稿ネタの設計
・撮影・編集のディレクション
・運用・改善のサポート

までをトータルで伴走するサービスです。